Wat zijn wachtlijsten?
Met de wachtlijstfunctie kunnen bezoekers van je boekingspagina zich inschrijven wanneer er geen geschikte tijd beschikbaar is. Zodra er nieuwe beschikbaarheid ontstaat, worden zij automatisch op de hoogte gebracht via sms of e-mail.
Wanneer worden klanten op de hoogte gebracht?
Klanten op de wachtlijst ontvangen een melding wanneer er nieuwe beschikbaarheid ontstaat. Dit kan gebeuren door:
- Nieuwe beschikbaarheid – Bijvoorbeeld wanneer je extra werktijden toevoegt aan je agenda
- Geannuleerde afspraak – Wanneer een andere klant een afspraak annuleert, komt die tijd vrij
Hoe notificaties werken
Notificaties worden één voor één verstuurd, op volgorde van inschrijving. Elke klant krijgt een reactietijd (standaard: 30 minuten) om de beschikbare plek te boeken. Als zij niet op tijd reageren, wordt de volgende persoon op de wachtlijst genotificeerd.
Als de beschikbare tijd niet overeenkomt met de dag- of tijdvoorkeuren van een klant, wordt deze overgeslagen en wordt de volgende klant met matchende voorkeuren genotificeerd.
Klanten blijven op de wachtlijst staan en ontvangen notificaties totdat zij een afspraak boeken, zich afmelden van de wachtlijst, of het maximale aantal notificatiepogingen bereiken.
Wachtlijsten inschakelen
Om wachtlijsten te activeren voor je salon:
- Ga naar Instellingen in je dashboard
- Navigeer naar Werkproces
- Open het tabblad Wachtlijst
- Schakel Wachtlijst activeren in
- Sla je wijzigingen op
Geavanceerde instellingen
In de Werkproces-instellingen kun je ook configureren:
- Reactietijd – Hoe lang klanten hebben om te reageren voordat de volgende persoon wordt genotificeerd (standaard: 30 minuten)
- Maximale pogingen – Het maximale aantal notificaties dat een klant ontvangt voordat deze van de wachtlijst wordt verwijderd (standaard: 3)
- SMS en e-mail templates – Pas de berichtinhoud aan met variabelen zoals :name, :treatment, :salon en :link
Hoe werkt het voor klanten?
Wanneer een klant je online boekingspagina bezoekt en geen geschikte tijd kan vinden voor de gekozen behandeling, kan deze zich inschrijven voor de wachtlijst. Bij het inschrijven kan de klant aangeven:
- Notificatievoorkeur – E-mail is altijd beschikbaar, sms is een optie als zij een telefoonnummer opgeven
- Voorkeursdagen – Op welke dagen van de week zij beschikbaar zijn (maandag t/m zondag)
- Voorkeurstijden – Hun gewenste tijdsvenster voor afspraken
Wanneer er een passende tijd vrijkomt, ontvangt de klant een melding met een link om direct te boeken. Zij blijven op de wachtlijst staan en ontvangen notificaties voor passende tijden totdat zij succesvol een afspraak boeken.
Goed om te weten
- Wanneer klanten zich inschrijven voor de wachtlijst, worden zij automatisch toegevoegd aan je klantenlijst
Wachtlijst beheren
In je Bookura dashboard kun je de huidige wachtlijst bekijken en beheren. Je ziet welke klanten wachten, voor welke behandelingen, en kun je indien nodig handmatig contact opnemen.
