Je bent kapper, schoonheidsspecialist of nagelstyliste geworden omdat je van je vak houdt – niet omdat je dol bent op administratie. Toch ontkom je er niet aan: facturen, btw, bonnetjes bewaren. Het goede nieuws? Met de juiste aanpak kost boekhouding je hooguit een uurtje per week.
Wat valt er onder je boekhouding?
Als zelfstandige in de beauty-branche heb je te maken met een paar vaste onderdelen:
Inkomsten bijhouden – Elke behandeling die je uitvoert en waarvoor je betaald krijgt, moet je registreren. Of je nu €25 voor een wenkbrauwbehandeling of €150 voor een complete set nagels rekent.
Uitgaven administreren – Denk aan producten die je inkoopt, je huur (of een deel van je woonlasten bij een thuissalon), gereedschap, en zakelijke abonnementen.
Facturen maken – Niet elke klant vraagt om een factuur, maar je moet wel kunnen aantonen wat je hebt verdiend. Een kassasysteem of facturatiesoftware helpt hierbij. Lees meer over factureren als kapper of beauty professional.
Btw-aangifte – Tenzij je onder de kleineondernemersregeling (KOR) valt, moet je periodiek btw afdragen. Val je wél onder de KOR? Dan hoef je geen btw te rekenen en aan te geven.
Doe je het zelf of besteed je het uit?
Dit is de eerste grote keuze. Beide opties hebben voor- en nadelen.
Zelf doen werkt goed als je een relatief eenvoudige administratie hebt. Je hebt geen personeel, koopt af en toe producten in, en je inkomsten komen voornamelijk uit behandelingen. Met een goed boekhoudprogramma kun je dit prima zelf bijhouden. Het scheelt je al snel €100 tot €300 per maand aan boekhoudkosten.
Uitbesteden aan een boekhouder is slim als je er echt een hekel aan hebt, als je bedrijf groeit, of als je situatie complexer wordt (denk aan personeel of meerdere locaties). Een boekhouder kost geld, maar voorkomt fouten en bespaart je tijd.
Veel salonhouders kiezen een tussenvorm: ze houden zelf de dagelijkse administratie bij in een boekhoudprogramma, en laten een boekhouder de jaarafsluiting en belastingaangifte doen.
Welk boekhoudprogramma past bij jou?
Er zijn tientallen boekhoudprogramma's, maar niet allemaal zijn ze geschikt voor een kleine salon. Waar moet je op letten?
Gebruiksgemak – Je wilt geen ingewikkelde software waar je eerst een cursus voor moet volgen. Het moet intuïtief zijn.
Prijs – Als zzp'er in de beauty wil je geen €50 per maand kwijt zijn aan software. Gelukkig zijn er betaalbare opties vanaf €10-15 per maand.
Koppelingen – Kan het programma koppelen met je bank? Met je afsprakensysteem? Hoe minder je handmatig hoeft over te typen, hoe beter.
Geschikt voor de KOR – Niet elk programma ondersteunt de kleineondernemersregeling goed. Check dit vooraf.
Populaire opties in Nederland zijn Moneybird en e-Boekhouden. Moneybird is favoriet bij veel zzp'ers vanwege de eenvoud en de mogelijkheid om te koppelen met andere tools.
Slimme gewoontes die je tijd besparen
De meeste salonhouders die worstelen met hun administratie, hebben geen systeem. Ze bewaren bonnetjes in een la, sturen af en toe een factuur via de mail, en aan het eind van het jaar is het puzzelen. Dat kan anders.
Verwerk je administratie wekelijks. Neem elke week een vast moment – bijvoorbeeld zondagavond of maandagochtend – om je inkomsten en uitgaven bij te werken. Een kwartiertje is vaak genoeg.
Fotografeer bonnetjes direct. Kreeg je een bon bij de groothandel? Maak meteen een foto met je telefoon en upload hem naar je boekhoudprogramma. Dan ben je hem niet kwijt én hoef je later niets meer te zoeken.
Automatiseer waar mogelijk. Koppel je zakelijke bankrekening aan je boekhoudprogramma zodat transacties automatisch worden ingelezen. Gebruik software die automatisch facturen aanmaakt na een behandeling.
Houd zakelijk en privé gescheiden. Een aparte zakelijke rekening maakt je administratie veel overzichtelijker. Je ziet direct wat er binnenkomt en uitgaat voor je salon, zonder dat je privé-uitgaven ertussendoor zitten.
Facturen: wat moet erop staan?
Als je facturen stuurt, moeten die aan een aantal eisen voldoen:
- Je eigen naam en adres (of bedrijfsnaam)
- Je KVK-nummer
- De datum van de factuur
- Een uniek factuurnummer
- Naam en adres van de klant
- Omschrijving van de behandeling
- Het bedrag (en btw als je die rekent)
- Je bankrekeningnummer
Bij contante betalingen hoef je niet per se een factuur te sturen, maar je moet wel kunnen aantonen wat je hebt verdiend. Een kassasysteem of betaalsysteem dat automatisch registreert, is dan ideaal.
Boekhouding koppelen aan je afsprakensysteem
Hier wordt het pas echt slim. Als je een afsprakensysteem gebruikt dat koppelt met je boekhouding, hoef je bijna niets meer handmatig te doen.
Stel: een klant boekt online een behandeling, betaalt direct, en na afloop wordt automatisch een factuur aangemaakt in je boekhoudprogramma. Geen gedoe met losse Tikkies, geen bonnetjes, geen handmatig invoeren.
Bookura koppelt bijvoorbeeld direct met Moneybird en e-Boekhouden. Elke betaling die via Bookura binnenkomt, wordt automatisch als factuur in je boekhouding gezet. Je hoeft alleen nog maar te controleren of alles klopt.
Veelgemaakte fouten (en hoe je ze voorkomt)
Bonnetjes niet bewaren – De Belastingdienst mag tot 7 jaar terug je administratie controleren. Bewaar alles, bij voorkeur digitaal.
Zakelijk en privé mengen – Het maakt je administratie onoverzichtelijk en kan problemen geven bij een controle.
Btw vergeten af te dragen – Als je niet onder de KOR valt, moet je btw rekenen én afdragen. Vergeet dit niet, want naheffingen zijn niet mals.
Geen reservering voor belasting – Zet elke maand een percentage van je omzet apart voor de inkomstenbelasting. Zo voorkom je verrassingen.
Conclusie
Boekhouding voor je salon hoeft geen nachtmerrie te zijn. Met een goed boekhoudprogramma, slimme koppelingen en een wekelijks kwartiertje aandacht houd je alles bij zonder stress. Begin eenvoudig, automatiseer waar het kan, en besteed uit wat je echt niet zelf wilt doen.
Heb je nog geen afsprakensysteem dat koppelt met je boekhouding? Probeer Bookura gratis en ontdek hoe makkelijk het kan zijn.
