Als zelfstandig kapper, nagelstyliste of schoonheidsspecialist wil je vooral bezig zijn met je vak. Maar factureren hoort er ook bij. In dit artikel leggen we uit hoe je het slim aanpakt, wat er op een factuur moet staan, en hoe je voorkomt dat je uren kwijt bent aan administratie.
Moet je als kapper facturen sturen?
Dat hangt ervan af. Je bent niet verplicht om voor elke behandeling een factuur te maken. Veel klanten betalen contant of via een betaalverzoek en vragen niet om een factuur. Dat is prima.
Maar je moet wel kunnen aantonen wat je hebt verdiend. De Belastingdienst wil bij een controle zien dat je inkomsten kloppen met je aangiftes. Een kassasysteem of betaalsysteem dat automatisch registreert is dan voldoende.
Stuur je facturen naar zakelijke klanten, bijvoorbeeld voor visagie bij een fotoshoot of een bruiloft, dan is een officiële factuur wel nodig. Zakelijke klanten hebben die factuur vaak nodig voor hun eigen administratie.
Wat moet er op een factuur staan?
Een factuur moet aan een aantal wettelijke eisen voldoen:
Je eigen gegevens – Je naam of bedrijfsnaam, adres en KVK-nummer.
Klantgegevens – Naam en adres van de klant. Voor particulieren mag je dit beperkt houden; voor zakelijke klanten is het volledig adres verplicht.
Factuurdatum – De datum waarop je de factuur stuurt.
Uniek factuurnummer – Elke factuur krijgt een oplopend nummer. Bijvoorbeeld: 2025-001, 2025-002, enzovoort.
Omschrijving – Wat heb je geleverd? "Knipbeurt dames" of "Gellak behandeling" is voldoende.
Bedrag – Het totaalbedrag. Als je btw rekent, vermeld je het bedrag exclusief btw, het btw-bedrag, en het totaal inclusief btw.
Btw-nummer – Alleen als je btw-plichtig bent. Val je onder de KOR, dan hoef je dit niet te vermelden.
Betalingstermijn – Binnen hoeveel dagen moet de klant betalen? Standaard is 14 of 30 dagen.
Je bankrekeningnummer – Zodat de klant weet waar te betalen.
Val je onder de KOR? Dan geen btw op je factuur
Als je jaaromzet onder de €20.000 blijft, kun je gebruikmaken van de kleineondernemersregeling (KOR). Je rekent dan geen btw aan je klanten en hoeft geen btw-aangifte te doen.
Op je factuur zet je dan: "Vrijgesteld van btw op grond van de kleineondernemersregeling". Je vermeldt geen btw-nummer en geen btw-bedragen.
Dit maakt factureren een stuk eenvoudiger en je prijzen aantrekkelijker voor particuliere klanten.
Hoe maak je facturen?
Je hebt verschillende opties:
Handmatig in Word of Excel – Kan, maar is foutgevoelig en kost tijd. Je moet zelf bijhouden welke nummers je hebt gebruikt.
Facturatieprogramma – Software zoals Moneybird, e-Boekhouden of InformerOnline genereert automatisch factuurnummers, houdt je omzet bij, en stuurt herinneringen bij niet-betaalde facturen.
Via je boekingssysteem – Sommige afsprakensystemen maken automatisch een factuur aan zodra een klant betaalt. Dit is de makkelijkste optie omdat je niets handmatig hoeft te doen.
Factureren koppelen aan je afsprakensysteem
Dit is waar het echt slim wordt. Als je een boekingssysteem gebruikt dat direct koppelt met je facturatie of boekhouding, bespaar je enorm veel tijd.
Bij Bookura werkt het zo: een klant boekt online, betaalt direct of na de behandeling, en de factuur wordt automatisch aangemaakt. Koppel je Bookura aan Moneybird, dan staat de factuur meteen in je boekhouding. Je hoeft niets over te typen.
Geen losse Tikkies meer versturen. Geen bonnetjes bijhouden. Geen factuurnummers onthouden. Alles gaat automatisch. Wil je meer weten over boekhouding voor je salon?
Wanneer stuur je een factuur?
Voor particuliere klanten die direct betalen, hoef je niet standaard een factuur te sturen. De betaling via je kassasysteem of betaalterminal is bewijs genoeg.
Maar in deze gevallen is een factuur wel handig of verplicht:
Zakelijke klanten – Die hebben een factuur nodig voor hun administratie.
Klanten die erom vragen – Sommige particulieren willen een factuur voor hun eigen overzicht.
Grotere bedragen – Bij een dure behandeling of pakket is een factuur professioneler.
Cadeaukaarten of vooruitbetalingen – Hierbij is een factuur handig om te documenteren wat is verkocht.
Veelgemaakte fouten bij factureren
Geen unieke factuurnummers – Elke factuur moet een uniek nummer hebben. Twee keer hetzelfde nummer gebruiken is niet toegestaan.
Btw vergeten of verkeerd berekenen – Als je btw-plichtig bent, moet je 21% btw rekenen over je behandelingen. Check of dit goed staat.
Geen administratie bijhouden – Ook als je geen facturen stuurt, moet je je inkomsten kunnen aantonen. Een kassasysteem of betaaloverzicht is essentieel.
Te laat factureren – Stuur facturen zo snel mogelijk na de behandeling. Hoe langer je wacht, hoe groter de kans dat je het vergeet of dat de klant niet meer weet waar het over gaat.
Tips voor sneller factureren
Gebruik vaste behandelingsprijzen – Als elke knipbeurt hetzelfde kost, hoef je niet elke keer na te denken over het bedrag.
Automatiseer – Kies software die facturen automatisch aanmaakt op basis van je boekingen of betalingen.
Verstuur digitaal – Facturen per e-mail zijn sneller dan printen en opsturen. De meeste klanten verwachten dit ook.
Maak een standaard template – Als je toch handmatig factureert, maak dan een template die je alleen nog hoeft in te vullen.
Conclusie
Factureren als kapper of beauty professional hoeft geen tijdrovende klus te zijn. Met de juiste software en een goede koppeling tussen je boekingen en boekhouding gaat het bijna vanzelf. Zorg dat je facturen aan de wettelijke eisen voldoen, automatiseer waar mogelijk, en besteed je tijd liever aan waar je goed in bent: je klanten.
Wil je factureren automatisch laten verlopen? Probeer Bookura gratis en koppel het aan je boekhoudsoftware.
